(1) 왜곡 없이 제대로 작성하는 회의록
핵심요약의 기술
회의록에서 안건이 결과 로 이어지는 것이 중요하다.
체크리스트:
각 안건별 결과를 정리하였는가?
논의사항 요지 또는 결정사항을 요약하여 정리하였는가?
이견이 있는 경우, 이를 명시하였는가?
조치가 필요한 사항들을 명시하였는가?
안건 내용을 간단하게 정리하였는가?
(2) 목적과 설득을 담아내는 기안지 작성법
WHAT, WHY, HOW
논리 피라미드
- 용건 > 이유 > 근거
체크리스트:
제목에 결재권자에게 동의를 구하는 용건을 20자 내외 명확하게 제시하였는가?
이 프젝트를 하고자 하는 이유나 얻고자 하는 기대효과 등을 제시하였는가?
이유나 기대효과에 대한 근거를 제시하였는가?
용건에 대한 이유나 근거 등이 논리적으 타당하게 연결되는가?
프젝트 추진 방법이나 소요 자원 등 주문을 육하원칙에 맞게 제시하였는가?
상세 자료가 있는 경우 이를 첨부자료 포함하였는가?
(3) 필요한 정보만 딱! 공지문 작성하기
제목은 알림톡처럼!
3줄 요약 활용하기.
사람들로 하여금 공지문을 전부 읽을지 말지 선택하게할 수 있다.
정리:
- 제목을 작성할 때에는 20자 내외 알림에서 제목 전체가 확인 가능하도 작성해야 한다
- 어떻게 해야 할지 잘 모르겠다면 관련 기업의 카카오톡 채널을 추가해보는 것이 도움이 된다
- 처음부터 장문을 쓰면 안된다. 공지사항의 핵심내용을 반드시 앞에서 한 번 요약해주어야 한다
- 링크 삽입으로 대체가 가능한 정보는 링크 처리하여 본문의 양을 최대한 줄여야 한다
- 공지사항은 누구나 이해할 수 있어야 한다(적어도 중2 학생이 이해할 수 있을만한 수준)
- 레이아웃은 공지사항의 가독성을 높여주는 주요 포인트 중 하나이다. 놓치지 말아야 한다
(4) 조직 간 협업 시너지가 나는 업무 요청 글쓰기
불협화음 없는 업무협조요청
- 동기부여: 객관적 사유나 취지를 제시
- 요청: 카테고리별로 명확하게 제시
정리:
- 구두협조는 협조가 아니다. 무조건 문서 남겨야 한다
- 상대 부서가 나의 업무에 협조할 수 있도 근거를 만들어주어야 한다
- 법령, 내규, 관련문서 등은 나의 용건에 가장 강력한 근거가 된다
- 협조 부서는 주무 부서가 아니다. 구체적이고 명확하게 협조를 요청해야 한다
- 상대 부서가 협조에 여의치 않은 상황이라면 양쪽 다 무리가 없는 선에서 업무를 조율해야 한다